Proses Organisasi

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

Terdapat empat proses yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :

a.       Saluran omunikasi formal

b.      Struktur organisasi

c.       Spesialisasi jabatan

d.      Apa yang disebut lesikar sebagai “pemilikan informasi”

Model-model dalam proses organisasi

1. Proses Komunikasi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang diberikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Terdapat tiga elemen pokok yang saling berkaitan setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan berita).

Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

a.       Pengiriman atau sumber (sender)

b.      Enconding

c.       Message

d.      Chanel

e.      Receiver

f.        Recoding

g.       Noise

h.      Feedback

Proses komunikasi umum berisi lima elemen: Komunikator, Pesan, Media, Penerima, dan Umpan balik.

1.       Komunikator

Dalam suatu kerangka organisasi, komunikator adalah karyawan dengan ide,maksud, informasi dan suatu tujuan untuk berkomunikasi.

2.       Pesan

Tujuan komunikator diekspresikan dalam bentuk pesan baik verbal atau non verbal. Pesan yang tidak disengaja dapat dikirimkan tanpa suara atau tindakan untuk suatu hal tertentu demikian pula keputusan dari tujuan dan sasaran yang tidak bisa diteruskan dan metode yang tidak bisa dipergunakan.

3.       Media

Media adalah pembawa pesan, alat dimana pesan dikirim.

4.       Penerimaan Kode

Agar proses komunikasi sempurna, pesan dapat dikodekan, sehingga relevan dengan penerimaan.

5.       Umpan Balik

Proses komunikasi satu arah tidak membuka umpan balik p enerima terhadap komunikator, meningkatkann potensi distori antara pesan yang dimaksud dan pesan yang diterima.

2. Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tibatiba, tetapi melalui suatu proses. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

a.       Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin

b.      Berupa kegiatan penelitian

c.       Melalui analisis data

d.      Menetapkan keputusan yang akan ditempuh

e.      Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan

f.        Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana

keputusan akan diperoleh data operasional yang baru Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilankeputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

a.       Tetapkan masalah

b.      Identifikasi kriteria keputusan

c.       Alokasikan bobot pada kriteria

d.      Kembangkan alternatif

e.      Evaluasi alternative

f.        Pilih alternative terbaik

Dalam pengambil keputusan ada dua tipe keputusan:

1.       Keputusan Terprogram

Keputusan terprogram adalah prosedur spesifik yang dikembangkan untuk masalah yang rutin dan berulang. Jika situasi yang sering muncul, biasanya prosedur rutin akan dapat disusun untuk menyelesaikannya.

2.       Keputusan Tidak Terprogram

Adalah keputusan membutuhkan manajemen masalah yang unik dan kompleks. Keputusan tidak terprogram ini dibuat jika ada hal yang baru dan tidak berstruktur. Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti itu maka menajer tidak perlu lagi untuk mengmbangkan dan mengevaluasi seluruh altrernatif setiap masalah yang sama muncul kembali. Dapat dilakukan sebagai berikut:

1.       Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil

2.       Identifikasi Masalah

3.       Mengembangkan Alternatif

Sebelum suatu keputusan dibuat, alternative yang masuk-akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternative juga mesti dikaji

4.       Mengevaluasi Alternatif

Dalam memilih dari sejumlah alternative, pengambil keputusan harus dituntun oleh sasaran dan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hubungan antara alternative-hasil didasarkan atas tiga kondisi, yaitu:

a.       Kepastian

b.      Ketidakpastian

c.       Resiko

5.       Memilih Alternatif

Adalah untuk memecahkan masalah guna mencapai tujuan yang direncanakan sebelumnya. Keputusan bukan suatu hasil, tetapi hanya suatu sarana untuk mencapai tujuan.

6.       Mengimplementasikan Keputusan

Suatu keputusan yang tidak diimpletasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Tujuan mengimpletasikan keputusan agar mencapai tujuan yang dikehendaki. Implementasikan keputusan melibatkan banyak orang sehingga untuk menguji keputusan itu dapat dengan melihat perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu.

7.       Mengendalikan dan Mengevaluasi

Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran secara periodik terhadap hasil. Model-model Pengambilan Keputusan

a.       Relationalitas Keputusan

b.      Model-model perilaku pengambilan keputusan

Teknik Pengambilan Keputusan

1.       Teknik -teknik kreatif : Brainstorming dan Synectics

2.       Teknik -teknik partisipatif

3.       Teknik -teknik pengambilan keputusan Modern : teknik delphi, teknik kelompok nominal

3. Proses Evaluasi Prestasi

Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Maksud dan evaluasi kerja

b.      Evaluasi kerja dan evaluasi

c.       Apa yang akan di evaluasi

d.      Siapa yang seharusnya akan di evaluasi

e.      Bagaimaa metodenya

f.        Masalah potensial

g.       Bagaimana mengatasi masalah

4. Proses Sosialisasi dan Karir

Proses sosialisasi adalah suatu proses dimana kita dapatbergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya. Karir adalah rangkaian perasaan individual dari sikap dan perilaku yang berkaitan dengan pengamalan kerja dan aktifitas selama rentang waktu kehidupan orang.



Sumber :  lista.staff.gunadarma.ac.id