Komunikasi Pada Organisasi

Proses Komunikasi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang diberikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Terdapat tiga elemen pokok yang saling berkaitan setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

• Pengiriman atau sumber (sender)
• Enconding
• Message
• Chanel
• Receiver
• Recoding
• Noise
• Feedback

Proses komunikasi umum berisi lima elemen: Komunikator, Pesan, Media, Penerima, dan Umpan balik.

1. Komunikator

Dalam suatu kerangka organisasi, komunikator adalah karyawan dengan ide,maksud, informasi dan suatu tujuan untuk berkomunikasi.

2. Pesan

Tujuan komunikator diekspresikan dalam bentuk pesan baik verbal atau non verbal. Pesan yang tidak disengaja dapat dikirimkan tanpa suara atau tindakan untuk suatu hal tertentu demikian pula keputusan daritujuan dan sasaran yang tidak bisa diteruskan dan metode yang tidak bisa dipergunakan.

3. Media

Media adalah pembawa pesan, alat dimana pesan dikirim.Dalam organisasi memberikan informasi pada anggota dalam berbagai cara, termaksud komunikasi tatap muka, pembicara melalui telepon, pertemuan kelompok, pesan melalui fax dan lain-lain.

4. Penerimaan Kode

Agar proses komunikasi sempurna, pesan dapat dikodekan, sehingga relevan dengan penerimaan.

5. Umpan Balik 

Proses komunikasi satu arah tidak membuka umpan balik penerima terhadap komunikator, meningkatkann potensi distori antara pesan yang dimaksud dan pesan yang diterima. Komunikasi dalam organisasi sebaiknya memberikan komunikasi

dalam empat arah berbeda :

1. Komunikasi ke bawah : komunikasi yang mengalir dari individu dengan tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah
2.  Komunikasi ke atas : komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi.
3. Komunikasi horizontal : komunikasi yang mengalir antar fungsi dalam suatu organisasi.
4. Komunikasi diagonal : komunikasi yang memotong antar fungsi dan tingkat dalam suatu organisasi. Komunikasi Informal adalah bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk organisasi ini timbul dengan berbagai maksud, yaitu meliputi :     

• Peranan kebutuhan-kebutuhan manusiawi
• Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain
• Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Bentuk proses perseptual komunikasi

• Komunikasi perseptual : Proses dimana penerima menciptakan makna sendiri dalam benak mereka.
• Pengirim : Kelompok atau Organisasi yang ingin atau berusaha untuk berkomunikasi dengan penerima tertentu
• Pengkodean : Komunikasi dimulai saat pengirim mengkodekan suatu gagasan atau pikiran.
• Pesan : Hasil dari pengkodean
• Noise : Campur tangan dalam pengiriman dan pemahaman pesan.

Komunikasi Antar Pribadi

1. Kemampuan Komunikasi
2. Ekstranet : menghubungkan karyawan internal dengan pelanggan pilihan, pemasok dan mitra strategis
3. E-mail : penggunaan internet/intranet untuk mengirim teks dan dokumen yang dihasilkan oleh computer.
4. Kerjasama komputer : penggunaan perangkat keras dan lunak komputer untuk membantu orang-orang bekerjasama lebih baik sesuai dengan suasana yang ada.

Gaya Komunikasi :

• Gaya Asertif : Sikap yang mampu mengekspresikan perasaan dan harga diri, tetapi tidak mengambil keuntungan dari orang lain.
• Gaya Agresif : Sikap yang mampu menyatakan diri dan harga diri, tetapi mengambil keuntungan yang tidak adil dari oarng lain.
• Gaya Nonasertif : Takut, malu-malu dan perilaku mengingkari diri sendiri.
• Komunikasi Non Verbal : Pesan yang dikirimkan kepada orang lain dari tulisan atau dari kata-kata yang diucapkan
• Mendengarkan Secara Efektif : Proses pengkodean dan menterjemahkan pesan verbal

Tindakan non verbal positif yang dapat membantu komunikasi :

• Menjaga kontak mata,
• Kadang menganggukkan kepala tanda setuju,
• Tersenyum dan menunjukkan semangat,
• Mengarahkan tubuh kearah pembicara,
• Berbicara secukupnya, tenang, intonasi yang menenangkan

Tindakan untuk dihindari :

• Memalingkan muka/tubuh dari pembicara,
• Menutup mata Anda,
• Menggunakan intonasi suara yang tidak enak didengar,
• Berbicara terlalu cepat/lambat,
• Menguap berlebihan.

Gaya Pendengaran

• Gaya Hasil : Tertarik untuk mendengar hasil akhir atau hasil suatu pesan,
• Gaya Alasan : Tertarik untuk mendengar alasan dibalik suatu pesan,
• Gaya Proses : Suka mendiskusikan masalah secara detail,
• Gaya Linguistik : Ciri khas pola bicara seseorang

Pola Komunikasi Organisasi :

• Komunikasi herarkis : pertukaran informasi antara manajer dan karyawan.
• Omongan selentingan : sistem komunikasi tidak resmi di dalam organisasi informasi.
• Orang penghubung : secara konsisten menyampaikan informasi omongan selentingan kepada orang lain.
• Mata-mata organisasi : menggunakan omongan selentingan untuk meningkatkan kekuatan dan status mereka.
• Distorsi komunikasi : dengan sengaja mengubah isi pesan.

Dinamika Komunikasi Modern :

• Internet : jaringan kerja global dari jaringan-jaringan kerja komputer
• Intranet : internet pribadi milik milik organisasi
• Ekstranet : menghubungkan karyawan internal dengan pelanggan pilihan, pemasok dan mitra strategis
• E-mail : penggunaan internet/intranet untuk mengirim teks dan dokumen yang dihasilkan oleh komputer
• Kerjasama komputer : penggunaan perangkat keras dan lunak komputer untuk membantu orang-orang bekerjasama lebih baik.

Sumber: ahmadfarabihasibuan.blogspot.com